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Le Cégep met de l'ordre dans ses archives

Julie et Jonathan - Stagiaires bibliothèqueVICTORIAVILLE, le 14 juin 2012 - En lien avec les recommandations émanant du nouveau guide de gestion des archives des établissements d'enseignement collégial du Québec et parce que l'archivage des documents requiert temps et expertise, le Cégep de Victoriaville a accueilli récemment un stagiaire en archivistique.

Du 30 avril au 5 juin dernier, Jonathan Poirier, qui étudie présentement en archivistique à l'Université Laval, a élu domicile à la bibliothèque du Cégep de Victoriaville pour y étudier, en priorité, les documents reliés à la gestion pédagogique. Il a pu comparer le plan de conservation, la classification et les pratiques existantes avec le nouveau guide produit par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en janvier 2011. Cet ouvrage, destiné spécifiquement aux établissements collégiaux du Québec, vise à faciliter la mise à jour des calendriers de conservation et du plan de classification des documents administratifs. La mise à jour tient compte des nouveaux aspects législatifs et réglementaires ou autres, ainsi que des dispositions à prendre dans le cas des documents numériques ou de la numérisation des documents papier.

Il s'agit d'un retour aux sources pour Jonathan Poirier, lui qui a obtenu son diplôme d'études collégiales au Cégep de Victoriaville. Ses études en archivistique s'inscrivent à la suite d'un baccalauréat en histoire à l'Université de Sherbrooke.

En cinq semaines, il a fait bien plus que prévu. En plus de faire le tour des documents pédagogiques, il a eu le temps de s'attaquer aux documents reliés à la gestion de l'effectif scolaire puis à ceux de la vie étudiante et des services communautaires. Son stage visait aussi à suggérer des pistes pour rendre la gestion des documents plus efficaces. À ce chapitre, il a rédigé un projet de politique de gestion des documents administratifs qui sera proposé aux diverses instances l'automne prochain. Il a de plus conçu un guide destiné au personnel concernant la gestion des documents et consigné ses observations générales sur la question dans un rapport.

«En octobre dernier, monsieur François St-Cyr, secrétaire général et moi-même, avions assisté à une journée de formation destinée aux responsables de la gestion des dossiers administratifs dans les établissements d'enseignement collégial. Nous étions loin de nous imaginer progresser autant en si peu de temps, en acceptant un projet de stage.», de dire madame Louise Grondines, spécialiste en moyens et techniques d'enseignement à la bibliothèque collégiale.

La direction du Cégep, très satisfaite du travail effectué par le stagiaire, a pris la décision de poursuivre le projet de mise à jour du calendrier de conservation. Jonathan sera donc à l'emploi du Cégep pour sept semaines supplémentaires de juin à septembre.

Au cours des derniers mois, la bibliothèque du Cégep de Victoriaville a accueilli, deux autres stagiaires. Grâce à une subvention de plus de 10 000 $ de Jeunesse Canada au travail, Marilyn Hélie, finissante en technique de documentation du Cégep de Trois-Rivières travaille depuis le 4 juin dernier à implanter le module des périodiques dans Koha, le nouveau système intégré de gestion de la bibliothèque. Elle y sera jusqu'au 21 septembre prochain.

Du 22 mai au 8 juin, une stagiaire en secrétariat du Centre de formation Vision 20 20 de la Commission scolaire des Bois-Francs s'est ajoutée à l'équipe. L'arrivée de Julie Anctil est survenue fort opportunément pour compléter le travail effectué par Jonathan Poirier. Ainsi, les divers documents produits ont été peaufinés au niveau du traitement de texte et de la révision par madame Anctil. Cette dernière a aussi contribué à l'inventaire de fin d'année, à la rédaction d'un répertoire des nouveautés audiovisuelles et à l'organisation du prêt estival. Nous n'avons pas été les seuls à apprécier ses qualités et son professionnalisme puisqu'elle a remporté la médaille d'or en secrétariat mardi dernier au Centre de formation Vision 20 20 et reçu deux bourses, dont l'une offerte par la Caisse populaire Desjardins des Bois-Francs. Diplômée en sciences humaines du cégep de Victoriaville, détentrice d'un baccalauréat en enseignement préscolaire et primaire de l'Université de Sherbrooke, enseignante expérimentée, Julie Anctil vient d'ajouter un nouveau champ d'expertise à son actif.

Pour madame Grondines, le bilan de l'apport des stagiaires est extrêmement positif. «On constate la notoriété du Cégep de Victoriaville comme milieu de stage, tant auprès des établissements d'enseignement qu'auprès des étudiants. Quand les stagiaires sont d'anciens diplômés du Cégep, nous avons un grand plaisir de voir le chemin qu'ils ont parcouru et de pouvoir jouer encore une fois un rôle dans leur progression vers la carrière qu'ils ont choisie. Nous pouvons aussi bénéficier du souffle de leur enthousiasme et de leurs connaissances toutes fraîches. L'expérience est riche et fructueuse dans les deux sens

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Source :
Mélissa Gosselin, conseillère en communication
Cégep de Victoriaville 819 758-6401 poste 2408

Renseignement :
Louise Grondines, spécialiste en moyens et techniques d'enseignement
Cégep de Victoriaville 819 758-6401 poste 2486


Photo : Jonathan Poirier en compagnie de Julie Anctil

 

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Date d'impression : dimanche 22 octobre 2017
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