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S-17-18-23 | Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

Catégorie : Personnel de soutien

Concours : S-17-18-23

Classe d'emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

Statut d’emploi : Régulier à temps complet

Heures de travail : 35 h / semaine

Horaire de travail :
Du lundi au vendredi, 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h 30

Lieu(x) de travail :
Cégep de Victoriaville

Service :
Direction des affaires étudiantes

Supérieur immédiat :
Directeur adjoint des études (Karl Castonguay)

Période d’engagement :
Entrée en fonction le plus tôt possible

Rémunération :
Taux horaire de 21,90 $ à 25,46 $

Conditions de travail :

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie[1].



[1] Définitions

La complexité

Ce critère réfère :

• aux travaux qui se composent d’étapes différentes combinées d’une manière qui ne permet pas d’en saisir toutes leurs implications dans le processus de réalisation d’une opération, sans une longue pratique;

• aux travaux qui exigent l’interprétation et la sélection de données obtenues à la suite de contacts et d’échanges de renseignements réguliers avec d’autres unités administratives ou avec des personnes ou organismes.

 

L’expertise

Ce critère réfère :

• aux travaux qui exigent une connaissance approfondie des procédures, de leurs interrelations, des règlements et des directives applicables dans un secteur d’activités;

• aux travaux qui exigent des connaissances particulières et additionnelles à celles normalement requises de l’agente ou de l’agent de soutien administratif, classe I et qui s’acquièrent généralement par une longue expérience de travail dans un secteur d’activités.

 

L’autonomie

Ce critère réfère :

• à la responsabilité des tâches de l’ensemble ou d’une partie significative des étapes du processus nécessaire à la réalisation d’une opération donnée et à laquelle le titulaire répond;

• aux travaux définis selon des orientations générales et accomplis avec une grande latitude d’action.

 

Description de l'emploi :

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi coordonne les travaux administratifs d’un secteur d’activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux assure la réalisation.

Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.

Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagères ou usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation.

Dans l'exercice de ses fonctions, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, en ce qui concerne le volet Aide financière aux études, la personne :

  • Vérifie le statut des prestataires à l’aide du système de gestion pédagogique informatisée (Clara).
  • Effectue hebdomadairement la confirmation des renseignements scolaires (statut d’études) des prestataires de l’aide financière.
  • Confronte les pièces reçues et prépare les listes nécessaires à la distribution des montants lors de la réception de l’aide financière.
  • Analyse les données de l’étudiant(e) et lui communique les informations.
  • Vérifie la confirmation des ressources financières de l’étudiant(e).

En ce qui concerne la résidence, la personne :

  • Effectue les tâches comptables et administratives reliées à la gestion de la résidence.
  • Assure le suivi des diverses demandes.
  • Assure le service à la clientèle.

En ce qui concerne les dossiers des affaires étudiantes, la personne :

  • Assure le suivi des demandes d’achat et de paiement pour divers achats.
  • Assure le suivi budgétaire des différents évènements.
  • Assure le suivi du dossier des assurances aux étudiants.
  • Assure le suivi d’une petite caisse.

Qualifications / Exigences :

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Exigences

  • Très bonne connaissance du français écrit
  • Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière informatisée (CLARA)
  • Très bonne connaissance de la suite Office de Windows, notamment des logiciels Word et Excel (réussir les tests de niveau intermédiaire) et Powerpoint (réussir les tests de niveau débutant).
  • Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers.
  • Aptitude à travailler quotidiennement avec le courrier électronique et Internet.
  • Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact, rigueur, diplomatie et sens de la clientèle.

Autres informations :

PÉRIODE D’INSCRIPTION

Du 20 décembre 2017 au 11 janvier 2018, 23 h 59                       

Les personnes intéressées à déposer leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae en postulant en ligne sur ce poste, au bas de l'écran.

Le Cégep de Victoriaville souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics.

Si vous faites partie d'un groupe visé par cette loi, veuillez nous fournir les renseignements nécessaires en remplissant le formulaire (Word) disponible sur notre site internet et en le joignant à votre candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées ; prendre note également que ce concours pourrait être comblé à l’interne par le biais d’une priorité d’emploi.

MB/ci


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Téléphone : 819 758-6401

Courriel : information @ cgpvicto.qc.ca
Site web : www.cgpvicto.qc.ca

Date d'impression : jeudi 26 avril 2018
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