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S-17-18-11 | Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Catégorie : Personnel de soutien

Concours : S-17-18-11

Classe d'emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Statut d’emploi : Régulière ou régulier à temps complet

Heures de travail : 35 h / semaine

Horaire de travail :
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Lieu(x) de travail :
Cégep de Victoriaville

Service :
Administratifs | Ressources matérielles

Supérieur immédiat :
Coordonnateur des ressources matérielles (Stéphane Jacques)

Période d’engagement :
Entrée en fonction le plus tôt possible

Rémunération :
Taux horaire de 19,53 $ à 22,29 $

Conditions de travail :

NATURE DU TRAVAIL 

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Description de l'emploi :

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES 

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes. 

Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.

Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.

Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe 1 effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

Accueil, réception et téléphonie

  • Répond à diverses questions, dirige les visiteurs lorsqu’ils demandent des renseignements.
  • À l’occasion, perçoit des paiements via le terminal Desjardins.
  • Distribue le courrier interne et externe, incluant les télécopies.
  • Affranchit adéquatement le courrier à poster.
  • Effectue les envois par Poste prioritaire ou Express Post.
  • Attribue les casiers et tient à jour le registre des usagers.
  • Répond et achemine les appels téléphoniques entrant via la console.
  • Gère les codes téléphoniques et des boîtes vocales; informe les usagers de ce fonctionnement.
  • Tient à jour une liste des postes téléphoniques et en publie les mises à jour sur le site web du Collège.

Autres tâches spécifiques

  • Effectue des réservations de locaux provenant d’une clientèle externe dans le système Clara.
  • Produit et achemine les contrats de location et la facturation pour les locations et en assure le suivi.
  • Attribue les codes de photocopieurs et de Repro+ et assure l’assistance du service aux usagers.
  • Appose le permis sur les affichages au Collège.
  • Émet les permis spéciaux de stationnement.
  • Encaisse les paiements de constat d’infraction et/ou de remorquage dans le système Clara.
  • Rédige et achemine diverses notes de service au personnel concerné.
  • Assiste aux différentes réunions et produit les comptes rendus.
  • Effectue toute autre tâche connexe.

Qualifications / Exigences :

QUALIFICATIONS REQUISES 

Scolarité et expérience

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
  • Très bonne connaissance du français écrit.
  • Bonne connaissance des logiciels Word et Excel (réussir les tests de niveau intermédiaire).
  • Connaissance du logiciel Powerpoint (réussir le test de niveau débutant).
  • Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière (CLARA).
  • Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers.
  • Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact, diplomatie et sens de la clientèle.

Autres informations :

PÉRIODE D’INSCRIPTION 

Du 26 septembre au 9 octobre 2017, 23h59         

Les personnes intéressées à déposer leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae en postulant en ligne sur ce poste, au bas de l'écran.

Le Cégep de Victoriaville souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics.

Si vous faites partie d'un groupe visé par cette loi, veuillez nous fournir les renseignements nécessaires en remplissant le formulaire (Word) disponible sur notre site internet et en le joignant à votre candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées; prendre note également que ce concours pourrait être comblé à l’interne par le biais d’une priorité d’emploi.

CB/ci

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Téléphone : 819 758-6401

Courriel : information @ cgpvicto.qc.ca
Site web : www.cgpvicto.qc.ca

Date d'impression : dimanche 22 octobre 2017
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